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Come comunicare efficacemente ai colloqui

come comunicare efficacemente ai colloqui

Come comunicare efficacemente ai colloqui è un tema fondamentale quando, come career coach, faccio sessioni di preparazione al colloquio di lavoro presto sempre attenzione ai tempi. Spesso chiedo ai miei assistiti se sono in grado di presentarsi in 5 minuti: il primo impatto è spesso il panico che si traduce in due output opposti: c’è chi esaurisce 20 anni di carriera in 150 secondi oppure c’è chi parla per 15 minuti finché non lo interrompo. Al secondo tentativo diventa rilevante la profondità delle esperienze e questo comporta andare oltre la barriera dei 10 minuti.

Questa cosa è fondamentale soprattutto se si tratta di parlare in pubblico, fare presentazioni di un progetto, di un business plan o altre opportunità. Nella preparazione per il public speaking sto molto attento alla regola dei 10 minuti.

La regola dei 10 minuti nella comunicazione

In comunicazione, questa è una regola riconosciuta che si basa sull’evidenza che le persone si annoiano velocemente: questo significa la soglia di attenzione diminuirà rapidamente azzerando l’efficacia del messaggio. Questo è ciò che hanno concluso gli scienziati studiando presentazioni in luoghi diversi, dalle aule alle riunioni remote. Ma esattamente quanto veloce è l’ andamento del calo di interesse? Grazie a nuove ricerche, abbiamo una risposta. Abbiamo anche imparato tattiche collaudate per mantenere l’attenzione del pubblico.

Un recente studio finlandese su 380 riunioni di lavoro virtuali ha mostrato che gli spettatori remoti hanno riferito di sentirsi sonnolenti (e alcuni quasi addormentati) dopo soli 10 minuti. Se lo studio si basasse sulla compilazione di un sondaggio da parte dei partecipanti, non gli avrei dato troppa fiducia; tuttavia, questo esperimento richiedeva alle persone di indossare dispositivi che misurassero la frequenza cardiaca e i risultati venivano confrontati con il loro feedback soggettivo. Lo studio rafforza un altro esperimento che il professore di biologia dell’Università di Washington John Medina conduce ogni anno con i suoi studenti, che giunge alla stessa conclusione. Medina dice: “Dopo 9 minuti e 59 secondi, l’attenzione del pubblico è pronta a precipitare quasi fino allo zero”.

Ora sappiamo che il tuo pubblico perderà interesse per la tua presentazione dopo 10 minuti. Ma ciò solleva un problema: a meno che non si tratti di una competizione o di un check-in molto breve, la maggior parte delle presentazioni e delle riunioni (di persona o a distanza) coprono più informazioni di quelle che possono essere fornite in 10 minuti.

Lo stesso si applica anche nel colloquio di selezione. Candidati che hanno una carriera lunga e satura di dettagli ed informazioni importanti possono, nel raccontare il loro percorso, superare il limite dei 10 minuti. Questo è preoccupante perché, mentre nel curriculum le esperienze professionali vengono riportate in ordine a partire dalla più recente, nella descrizione verbale all’inizio del colloquio solitamente si parte dall’inizio. Ma resta il fatto che l’ultima/attuale esperienza, nella stragrande maggioranza dei casi, è la più importante in ottica di cambio lavoro. Ecco che, se si arriva a questa oltre la soglia di attenzione del recruiter, si rischia concretamente di perdere drammaticamente di efficaci.

La regola dei 10 minuti

Cosa fare al riguardo? Ancora una volta, la scienza ha una risposta.

Come comunicare efficacemente ai colloqui: crea pause di Reinserimento

Mentre i ricercatori finlandesi studiavano i dati dei monitor cardiaci indossati dai partecipanti alla riunione, hanno scoperto qualcosa di inaspettato. Le persone non si addormentavano perché non avevano dormito bene la notte. Si sentivano assonnati dopo 10 minuti perché erano annoiati. Stavano sperimentando quello che i ricercatori chiamano uno scarico di stimolazione.

Ad esempio, nelle riunioni virtuali studiate dagli scienziati, “può verificarsi uno scarico dovuto alla mancanza di attività fisica, al ridotto coinvolgimento nelle discussioni o alla natura monotona delle riunioni”. In sostanza, durante una presentazione le persone hanno bisogno di pause non per riposarsi, ma per ricaricarsi e rimettersi in gioco. È importante introdurre le pause di reinserimento, che comprendono:

Postura, attività fisica e mentale.

Prenditi una pausa dalle diapositive e dai al pubblico qualcosa da fare. In una riunione remota, potrebbe essere semplice come chiedere loro di fare un sondaggio o alzare la mano virtuale per porre domande.

Per le presentazioni di persona, stacca dalle diapositive dopo 10 minuti e coinvolgi il pubblico. Adesso è il momento per loro di vedere e toccare un prodotto, fare un giro alla lavagna, porre domande o, se si tratta di un programma di formazione più lungo, alzarsi dalle sedie e dividersi in gruppi per le tavole rotonde.

In un colloquio di selezione può essere utile fare una pausa prima o dopo aver esposto delle esperienze lavorative importanti. Una soluzione evergreen è quella di chiedere se ci sono domande in merito all’esperienza appena narrata o se puoi proseguire con la successiva che è sicuramente più legata all’oggetto del colloquio.

Comunicazione a più voci.

Quando qualcun altro inizia a parlare, è come iniziare una nuova comunicazione . Almeno, questo è ciò che crede il cervello. Ecco perché i lanci dei prodotti Apple della durata di 90 minuti includono diversi relatori oltre al CEO Tim Cook. Cook spesso introduce un argomento a un altro oratore, che non impiega più di cinque o dieci minuti prima di restituirlo.

Per le mie lezioni durante i corsi, che in genere durano 45 minuti, utilizzo videoclip di discorsi o di situazioni particolari per completare le mie idee. I videoclip durano da 30 secondi a pochi minuti, ma abbastanza lunghi da creare una pausa mentale che mantenga il pubblico sintonizzato.

Questo ovviamente in un colloquio è quasi impossibile da applicare. L’unica possibilità, ma è legata a particolari figure professionali, praticabile è inserire contenuti esterni come clip legate a progetti seguiti o portfolio grafici.

Attenersi ad un solo argomento.

Dividi la tua comunicazione in aree tematiche e usa il limite dei 10 minuti per spostare gli argomenti.

Immagina di spiegare una nuova idea a un potenziale partner o investitore. La prima cosa che potresti essere propenso a fare è descrivere il problema che intendi risolvere. Se è così, non impiegare 12 minuti per spiegarlo. Discuti il problema in meno di 10 minuti. Quindi, crea un’interruzione di argomento. Ad esempio, puoi dire: “Questo è il problema che nessun’altra azienda ha affrontato. Fino ad ora. Prima che ti riveli la nostra nuova soluzione, hai qualche domanda?”

Esistono infiniti modi per dividere la presentazione, la lezione o la formazione in aree tematiche e farlo aiuta a coinvolgere nuovamente l’attenzione del pubblico. Fallo ogni 10 minuti o meno.

In un colloquio di lavoro, potrebbe essere opportuno usare questo schema alle singole esperienze. Questo vale soprattutto se il passaggio non è totalmente lineare. Ovvero quando il cambio può apparire peggiorativo per ruolo, mansioni o azienda; oppure quando si è cambiata completamente l’area di attività per poi tornare dopo poco all’area aziendale precedente.

Mantenere le persone incollate alla tua esposizione è difficile, soprattutto con così tante altre distrazioni che competono per attirare l’attenzione dello spettatore: prova a immaginare il livello di attenzione di un recruiter giovane dopo il quinto colloquio in cui ha sentito più o meno le stesse cose.

Come comunicare efficacemente ai colloqui di selezione: linguaggio e strategia

Il segreto sta nel conoscere e saper gestire queste dinamiche, soprattutto durante i colloqui di lavoro. Ricorda, il colloquio è una tua finestra di opportunità per mostrare non solo le tue competenze e esperienze ma anche la tua capacità di coinvolgere e comunicare efficacemente. Come career coach, consiglio sempre ai miei clienti di prepararsi non solo sui contenuti ma anche sulla forma della loro comunicazione. Ecco alcuni suggerimenti finali per mantenere vivo l’interesse del tuo interlocutore e fare in modo che la tua presentazione sia memorabile.

  • Essere Concisi ed Essenziali: Sintetizza le tue esperienze e competenze in punti chiave. Questo aiuta a mantenere l’attenzione alta e consente al reclutatore di seguire facilmente il tuo discorso.
  • Utilizzo del Metodo STAR: Applica il metodo STAR (Situazione, Compito, Azione, Risultato) per raccontare le tue esperienze professionali in modo strutturato ed efficace. Questo approccio non solo aiuta a mantenere l’attenzione del reclutatore ma dimostra anche la tua capacità di analizzare e presentare le tue esperienze in modo che evidenzino il tuo contributo e i risultati ottenuti. Ad esempio, quando parli di un progetto di successo, inizia descrivendo la situazione (S) e il compito (T) che ti è stato assegnato, seguito dall’azione (A) che hai intrapreso e concludi con il risultato (R) del tuo lavoro. Questo metodo non solo rende la tua narrazione più coinvolgente e memorabile ma assicura anche che il tuo interlocutore possa facilmente seguire il filo logico della tua esperienza, mantenendo alto il suo livello di interesse.
  • Domande Strategiche: Inserisci domande dirette al reclutatore durante il tuo discorso. Questo stimola l’interazione e mantiene elevato il livello di attenzione.
  • Risposta alle Obiezioni: Prepara in anticipo risposte concise e convincenti alle possibili obiezioni o dubbi che il reclutatore potrebbe avere. Questo dimostra la tua capacità di pensiero critico e la tua preparazione.
  • Feedback in Tempo Reale: Sii attento ai segnali non verbali del tuo interlocutore per adattare il tuo discorso se necessario. Se noti segni di stanchezza o disinteresse, è il momento di cambiare argomento o di introdurre una pausa di reinserimento.

Ricorda, la chiave per un colloquio di successo è la tua capacità di adattare la tua comunicazione in tempo reale, mantenendo l’attenzione del tuo interlocutore alta dall’inizio alla fine. La regola dei 10 minuti è uno strumento prezioso in questo senso, ma il vero segreto è la tua capacità di usarla creativamente e strategicamente. Attraverso la pratica e la preparazione, puoi trasformare ogni colloquio in una vetrina del tuo valore come professionista, lasciando un’impressione duratura e positiva sui tuoi potenziali datori di lavoro.

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