Come migliorare la comunicazione nella ricerca e selezione

Il dizionario Devoto – Oli  definisce la comunicazione come “il processo consistente nello scambio di messaggi, attraverso un canale e secondo un codice, tra individui o sistemi” “un processo attraverso il quale le informazioni vengono scambiate tra individui attraverso un sistema comune di simboli, segni o comportamenti” e poi “l’insieme dei segnali linguistici, extralinguistici (mimici, cinesici, tattili, ecc.) latori di informazioni o di significato di cui si avvale l’uomo nel trasferimento di informazioni”.

Comunichiamo in tanti modi diversi, a volte senza nemmeno accorgercene e in ciò risiede il problema. Alcune delle comunicazioni non verbali possono portare a malintesi o generare una brutta impressione durante il processo di ricerca e selezione del personale.

Chi fa ricerca e selezione, come professione, ma anche occasionalmente, deve imparare a comunicare efficacemente  per  portare beneficio a se stessi, ai candidati ed alle aziende per cui lavorano.

Questo articolo raccoglie le buone prassi da utilizzare nei colloqui di lavoro, e può essere utile per chi siede a tutti e due i lati del tavolo.

Buona lettura!

Alla base la selezione del personale ruota sulla comunicazione verbale.

Comunicazione verbale è qualsiasi tipo di scambio che avvenga usando le parole. È il tipo di comunicazione più ovvio e diretto.

Per telefono, questo tipo di scambio consente di conoscere i candidati senza essere influenzati dal loro aspetto fisico o dal loro comportamento. La comunicazione verbale è praticamente sempre il primo tipo di interazione che i recruiter hanno con i candidati (ma in forma scritta) ed è il modo più efficiente per imparare molto sui potenziali assunti.

Nel comunicare ciò che l’azienda può offrire, la chiarezza è essenziale.

Ciò include la scelta delle parole, la tua dizione, la velocità e il tono della tua voce (quando è orale). Se ti rivolgi a un candidato più giovane, che sta facendo domanda per un ruolo in start-up, il tuo tono dovrebbe essere entusiasta e la tua scelta di parole dovrebbe essere sia accessibile che riconoscibile.

Per un ruolo senior in una azienda storica, magari a conduzione familiare, è opportuno enfatizzare la stabilità ed usare una velocità moderata nelle parole.

Ecco due modi per affrontare strategicamente l’intervista con la comunicazione verbale, al telefono o di persona:

• Attraverso una conversazione ufficiale. In questo tipo di comunicazione la posta in gioco è alta e la responsabilità è elevata. Se incontri un candidato, che non sembra comprendere l’importanza del ruolo professionale o che sembra inesperto, una conversazione formale potrebbe permetterti di testare la sua reazione. A seconda della risposta, saprai se il candidato può passare alla fase successiva del processo di selezione.
• Attraverso lo storytelling. Raccontare storie è una delle tradizioni più antiche dell’umanità. Tuttavia, esiste nel  marketing (e quindi nella ricerca e selezione) solo da alcuni anni. Aiuta a catturare l’attenzione del tuo ascoltatore e può persino creare empatia, coinvolgimento e promuovere la lealtà. Se stai selezionando per un’azienda, che ha un grande passato, allora dovresti assolutamente provare lo storytelling. Lo storytelling non deve essere solo “raccontare storie”: cerca di essere creativo! 

Tuttavia, chi fa ricerca e selezione deve assolutamente evitare di improvvisare.

Se hai intenzione di raccontare una buona storia, preparazione approfondita per inserire fatti concreti su come un’azienda è diventata quella che è, rappresenta esattamente quello che il tuo candidato vuole sapere.

Puoi anche usare lo storytelling per dipingere un quadro di ciò che il candidato può aspettarsi lavorando in quella azienda. Se riesce a visualizzarlo, avrà una percezione più precisa se è più o meno adatto per quella posizione.

La comunicazione orale, una specializzazione della comunicazione verbale

La comunicazione verbale può anche essere scritta, qui per maggior precisione di analisi parliamo di ciò che chiamiamo la comunicazione orale, cioè che implica parole parlate .

La comunicazione può essere effettuata tramite videoconferenze, riunioni, per telefono o altri canali. Quando stabilisci questo tipo di comunicazione con in candidati devi sia ascoltare che parlare.

L’ascolto è in realtà una parte enorme della comunicazione orale: l’ascolto porta ad adattare i nostri interventi in base di come parla o di cosa ha da dire il candidato.

A seconda che si stia cercando un candidato adatto a un ruolo molto specifico o che invece si cerchi di adattare il ruolo al candidato, si trasmette cosa ci si aspetta oppure si ricalca il suo codice di comunicazione.

Considerare gli impatti della comunicazione scritta nella ricerca e selezione

Nel 2019, c’è più comunicazione scritta che mai. Grazie alla tecnologia, le persone comunicano sempre di più via e-mail, whatsup, Skype, Telegram e altri… . Inoltre, i dati di Eurostat mostrano che il prezzo della comunicazione è diminuito del 10% negli ultimi dieci anni, quindi non sorprende che le persone comunichino attraverso così tanti canali diversi.

Documenti, lettere, testo e qualsiasi altra cosa che è scritta può essere inclusa nell’elenco delle comunicazioni scritte.

Per garantire la privacy ed evitare di disturbare i colleghi, la comunicazione scritta è diventata ancora più diffusa con l’avvento dell’ufficio open space.

Tuttavia, è importante ricordare che la maggior parte delle cose, che sono scritte, possono essere recuperate e sono  legalmente molto più vincolanti della comunicazione orale.

Un esempio di questo sarebbe il contratto.

Le informazioni contenute in un contratto devono essere accurate.

Lo stesso vale per l’ offerta di lavoro scritta.

Quando presenti l’azienda a voce può starci qualche imprecisione nell’elencare le cifre chiave o rendere più attraente il quadro generale, ma le offerte di lavoro dovrebbero essere concrete e chi le scrive deve controllare tutte le informazioni e fare tanta attenzione a non esprimere pregiudizi.

Anche se l’accuratezza è la priorità, le e-mail e le offerte di lavoro online sono spesso il primo contatto che un recruiter ha con i candidati, quindi il tono rimane molto importante anche qui.

Vuoi che il tuo stile rifletta il marchio dell’azienda. Se non sei sicuro di come scrivere in modo convincente sull’attività, chiedi aiuto allo staff.

Un’altra cosa da ricordare sulla comunicazione scritta è che, a differenza della comunicazione orale e verbale, occupa molto spazio.

Ecco perché la tua scelta delle parole è essenziale.

Le e-mail devono essere relativamente brevi, conservando solo le informazioni necessarie. I negoziati sono verbali, la comunicazione scritta dovrebbe essere utilizzata per le conclusioni nel finale del processo di selezione.

Concentrarsi sul linguaggio non verbale durante il colloquio di selezione

E’ evidente che il significato del termine rappresenta l’opposto della comunicazione verbale, il che significa che non si stanno usando le parole come strumento primario di comunicazione.

Secondo uno schema consolidato la comunicazione non verbale ha lo scopo naturale di rafforzare ciò che si sta dicendo consapevolmente; ma non è sempre così.

Dobbiamo considerare che in un colloquio di selezione, il linguaggio del corpo aiuta molto il selezionatore nel capire le sfumature dei candidati e può essere usato per influenzare i candidati sia in positivo che in negativo.

Questo perché con piccoli gesti o  con il cogliere un contatto visivo evasivo, il linguaggio del corpo può sicuramente portare a messaggi contrastanti .

Diventa vitale per un selezionatore lavorare sul linguaggio del corpo fino ad ottenere la maggior padronanza possibile in modo da trasmettere solo e soltanto il messaggio che si vuole (positivo o negativo).

Il linguaggio del corpo non è l’unico modalità di comunicazione non verbale.

Le pause lunghe possono anche essere utilizzate durante un colloquio di selezione per vari motivi: per mostrare preoccupazione, perplessità o per dissuadere dall’insistere su un argomento pericoloso o male gestito.

Ogni rumore che produciamo o causiamo  quando ascoltiamo un candidato ha un impatto e lascia intendere se si è d’accordo o in disaccordo con quello che si sente.

Ad esempio il ridere (tono, intensità, enfasi, espressione) rientra nella categoria del linguaggio non verbale.

E’ importante controllare sempre il proprio linguaggio non verbale e, con una attenta osservazione, capire quanto il candidato effettivamente è in grado di decodificare questo tipo di messaggi e, soprattutto, afferrare bene la codifica del non verbale che lui utilizza per esprimere pensieri senza parole.

Qualsiasi espressione di pensieri attraverso ausili visivi rientra nella categoria della comunicazione visiva. 

Ciò include illustrazioni, immagini, tipografia, colori e altri elementi.

Di solito è lì per chiarire qualche tipo di comunicazione scritta, ma a volte può sostituirlo completamente, come nel caso di diversi grafici e diagrammi, nel qual caso possono seguire spiegazioni orali.

Gli ausili visivi sono più efficaci quando possono contribuire a chiarire il messaggio, quindi dipende dalle proprie valutazioni il decidere se sono necessari o meno.

Infografiche e grafici ben realizzati sono sempre utili quando si tratta di dipingere un quadro più dettagliato  di com’è lavorare in una determinata azienda.

Non sottovalutare mai il potere della comunicazione visiva: un’immagine vale più di mille parole.

Migliorare la comunicazione nella ricerca e selezione del personale significa comprendere appieno i diversi tipi di comunicazione e padroneggiarne l’operatività in modo da usarli a tutto vantaggio della qualità complessiva del processo di selezione.

In questo lavoro la competenza chiave è la capacità di comunicare con aziende e candidati: senza questa non ci sono esperienze e capacità che possano rendere adeguatamente.