Come career coach professionista, ho spesso l’opportunità di affrontare problemi di comunicazione tra manager e dipendenti. La mia posizione mi consente di aiutare entrambe le parti a risolvere tali problemi e a migliorare la loro comunicazione reciproca. Riconosco l’importanza fondamentale di una comunicazione efficace per il successo di qualsiasi attività. Quando il dialogo tra manager e dipendente è costruttivo, si crea un’atmosfera in cui tutti sono allineati sugli obiettivi, sui compiti e sulle aspettative.
Tuttavia, comprendo anche che la buona comunicazione non sia sempre semplice da raggiungere. Ogni individuo ha il proprio stile comunicativo e alcune persone sono naturalmente più abili nel comunicare rispetto ad altre. Questo vale sia per i dirigenti che per i dipendenti. Inoltre, le differenze personali e le dinamiche all’interno del contesto lavorativo possono rendere più facile la comunicazione con alcune persone e più difficile con altre.
In questo articolo, esploreremo i 7 errori comuni della comunicazione manager/dipendente, che ho riscontrato frequentemente nel mio ruolo di career coach. Inoltre, condividerò con voi sei strategie efficaci per migliorare la comunicazione tra manager e dipendenti, che ho applicato con successo nel corso della mia carriera. Questi suggerimenti pratici vi aiuteranno a creare un ambiente di lavoro più coeso, in cui la comunicazione sia aperta, chiara e costruttiva.
Sono scritti per i manager, ma sono utili per tutti.
Sommario
Cosa impedisce la comunicazione efficace fra manager e dipendente
- Concentrarsi sulle debolezze: Spesso i manager si concentrano solo sui punti deboli dei dipendenti, sia durante le valutazioni delle prestazioni che in altri momenti. Questo approccio può far sentire i dipendenti come se non potessero mai fare le cose giuste agli occhi del proprio manager, portando a un disimpegno dal lavoro. Per evitare questo errore, è importante riconoscere e valorizzare i punti di forza dei dipendenti, assegnando loro ruoli in cui possono eccellere naturalmente.
- Trascurare lo sviluppo professionale: Talvolta i manager concentrano la comunicazione solo sui ruoli attuali dei dipendenti, trascurando le loro aspirazioni di crescita e sviluppo. I dipendenti potrebbero sentirsi frustrati se pensano che i loro manager non comprendano le loro ambizioni e non li supportino nel raggiungere i loro obiettivi. Per evitare questo errore, è importante comunicare regolarmente informazioni sullo sviluppo professionale, offrire tutoraggio e opportunità di apprendimento.
- Essere inavvicinabili: Quando i dipendenti esitano a parlare con i loro manager, si crea un ambiente lavorativo carico di errori, con basso coinvolgimento e alto conflitto. Questo problema diventa un ostacolo anche per i manager, che devono gestire i danni e diventano meno disponibili. Per evitare questo errore, è fondamentale rispondere prontamente alle domande ed alle e-mail dei dipendenti, programmare regolari riunioni di team e incontri individuali, e incoraggiare i dipendenti a discutere apertamente le questioni con i loro manager.
- Non essere coinvolti: Alcuni manager ritengono che il loro ruolo sia solo quello di intervenire quando i dipendenti non riescono più a gestire una situazione. Questo atteggiamento li tiene fuori dal loop delle sfide quotidiane affrontate dai dipendenti e fa sentire i dipendenti come se i manager non fossero in grado o non volessero aiutarli con i problemi. Per evitare questo errore, è importante incoraggiare una discussione regolare e la partecipazione attiva dei dipendenti nei processi decisionali. I manager saranno così più in grado di risolvere i problemi quando si presentano, e i dipendenti si sentiranno più a loro agio nel chiedere consigli e supporto.
- Essere troppo coinvolti: I “micromanager” demoralizzano i dipendenti mettendo in discussione tutte le decisioni prese, esaminando eccessivamente il loro lavoro e richiedendo resoconti dettagliati delle attività completate. Questo atteggiamento mina la fiducia dei dipendenti e limita la loro autonomia. Per evitare questo errore, è importante affidare ai dipendenti compiti e responsabilità, consentendo loro di commettere errori e imparare dalle esperienze. I manager possono fornire linee guida e sostegno, ma senza soffocare la libertà e la creatività dei dipendenti.
- Mostrare pessimismo: Gli studi dimostrano che i manager ottimisti ispirano progresso e innovazione, mentre quelli pessimisti danneggiano il morale dei dipendenti. Quando i dipendenti presentano reclami o problemi, invece di commiserare, i manager possono concentrarsi sul trovare soluzioni e incoraggiare un approccio positivo alla risoluzione dei problemi. Questo tipo di comunicazione stimolerà i dipendenti ad adottare una mentalità simile nella loro interazione quotidiana.
Consigli per migliorare la comunicazione:
- Riunioni settimanali: Organizzare riunioni settimanali può favorire un ambiente in cui i membri del team si sentono a loro agio nel comunicare tra di loro e con i manager. Queste riunioni offrono l’opportunità di discutere apertamente dei progetti in corso, delle sfide affrontate e delle domande che possono sorgere. È importante mantenere un tono informale e incoraggiare tutti a partecipare attivamente alla discussione.
- Incontri individuali regolari: Alcune persone possono sentirsi più a disagio nel comunicare in gruppo, quindi è essenziale offrire spazi per incontri individuali con i dipendenti. Queste sessioni permettono una comunicazione più diretta e personale tra manager e dipendenti, creando un ambiente in cui possono connettersi e collaborare in modo più efficace.
- Mantenere i dipendenti aggiornati: Spesso i dipendenti si sentono disconnessi dalle decisioni prese dal management. È importante comunicare in modo trasparente e regolare, tenendo i dipendenti informati sui progressi dell’azienda. Studi hanno dimostrato che solo il 10% dei dipendenti è a conoscenza in tempo reale degli sviluppi aziendali, mentre l’80% desidera ricevere aggiornamenti più frequenti dai propri manager. Tenere i dipendenti informati non solo migliora la comunicazione, ma crea anche fiducia e un senso di appartenenza.
- Essere aperti con il proprio team: Alcuni dipendenti potrebbero percepire i loro manager come inavvicinabili. È importante ricordare che i manager sono persone e non devono essere intimidatori solo perché hanno una posizione di autorità. Dovrebbero sentirsi a proprio agio nel comunicare con i dipendenti su argomenti non strettamente legati al lavoro e mostrarsi disponibili quando i membri del team cercano supporto o hanno domande. La comunicazione aperta e onesta si basa sulla fiducia reciproca e favorisce un ambiente di lavoro positivo.
- Utilizzare strumenti di comunicazione: Sfruttare gli strumenti di comunicazione adeguati può migliorare notevolmente la comunicazione tra manager e dipendenti. Che si tratti di un’app di chat, una piattaforma di collaborazione o altri mezzi digitali, questi strumenti agevolano la comunicazione, soprattutto per coloro che si sentono meno a proprio agio nelle interazioni faccia a faccia. Offrire opzioni di comunicazione elettronica favorisce la partecipazione di tutti e favorisce la collaborazione.
- Chiedere e dare feedback: Molte persone non hanno una chiara comprensione delle loro prestazioni e di come si stanno comportando nel proprio ruolo. Questa mancanza di chiarezza può influire sull’autostima e, di conseguenza, sulla comunicazione aperta e diretta. Chiedere e fornire feedback regolarmente sulle prestazioni è fondamentale. Il feedback sincero, sia positivo che negativo, aiuta a fornire un’indicazione chiara delle aspettative e apre la strada a un dialogo costruttivo.
La “politica della porta aperta”
Un’ulteriore strategia consigliata per migliorare la comunicazione è l’implementazione di una politica della porta aperta. Questo approccio permette ai dipendenti di avvicinarsi ai propri manager in qualsiasi momento con domande, preoccupazioni, reclami o commenti. Una politica della porta aperta comunica ai dipendenti che le loro preoccupazioni sono apprezzate e che i manager sono sempre disponibili a comunicare. Questo tipo di relazione manager-dipendente può avere un impatto positivo sul morale e sulle performance dei dipendenti.
In conclusione, una buona comunicazione manager/dipendente è essenziale per il successo aziendale. Evitare gli errori comuni e adottare strategie proattive può promuovere una comunicazione chiara, aperta e efficace. Riunioni regolari, incontri individuali, aggiornamenti trasparenti, apertura, utilizzo di strumenti di comunicazione e il feedback regolare sono tutte strategie che contribuiscono a una migliore comunicazione. Inoltre, l’implementazione di una politica della porta aperta favorisce un ambiente in cui i dipendenti si sentono ascoltati e valorizzati.
Una buona comunicazione manager/dipendente richiede impegno e consapevolezza da entrambe le parti. I manager devono assumersi la responsabilità di creare un ambiente comunicativo positivo, in cui i dipendenti si sentano a proprio agio nell’esprimere le proprie opinioni e confrontarsi apertamente. Allo stesso tempo, i dipendenti devono essere disposti a comunicare in modo chiaro e diretto con i propri manager, condividendo idee, preoccupazioni e suggerimenti.
Ricordate che una comunicazione efficace è fondamentale per la collaborazione, la produttività e il benessere complessivo dell’organizzazione. Investire nella creazione di una cultura comunicativa solida può portare a una maggiore fiducia, coinvolgimento e successo a tutti i livelli.
Fonti:
