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Onboarding Aziendale: segui queste 11 strategie efficaci  dopo l’assunzione di un nuovo dipendente

L’onboarding dei nuovi assunti è un processo cruciale, e, per quanto sia fisiologico in tutte le aziende, talvolta viene ripetuto regolarmente senza un vero programma ben elaborato e collaudato. 

Non avere un piano di formazione concreto (onboarding program) in uso può causare ansia e confusione sia per i dipendenti in entrata che per le risorse umane interne a cui è affidato il compito di formarli. 

Si deve prestare attenzione a non sopraffare i nuovi assunti nei loro primi giorni nella tua azienda, ma si deve essere efficaci nel fornire loro tutte le informazioni di cui hanno bisogno, compresi i dettagli “piccoli e/o quotidiani” che a volte possono essere dati per scontati.

Se vuoi che i tuoi nuovi membri della tua squadra ricevano le migliori basi per i loro ruoli, ma non vuoi distogliere dipendenti consolidati con periodi di formazione complicati e ripetitivi, devi sviluppare processi di onboarding efficaci ed efficienti. 

Secondo i membri del Forbes Coaches Council , ci sono alcuni aspetti della tua attività che devono essere coperti da un buon onboarding process, nonché strategie che puoi utilizzare per integrare in modo efficace ed efficiente i nuovi membri del tuo team.

1. Nell’onboarding aziendale devi tenere conto dell’aspetto culturale

La parte più stressante quando si entra in una nuova organizzazione con una cultura aziendale spesso profondamente diversa è non sentirsi a proprio agio, accettati e parte della comunità. 

È importante condividere le aspettative inespresse dell’ufficio/della squadra, le battute interne e le norme culturali affinché le persone si sentano a proprio agio.  Sembrerà trascurabile, (ma non lo è) ma l’ansia più importante da sedare è “Con chi pranzerò ?”

L’onboarding process è importante per le prestazioni, ma l’onboarding di un nuovo amico è la chiave per il buon esito di tutto il processo.

2. L’importanza del contesto e del quadro generale nell’onboarding aziendale

L’onboarding non curato è stressante perché cerchiamo di portare a termine molte cose in un breve periodo di tempo.

E’ necessario dedicare il giusto tempo e funziona meglio quando la persona mentore ha obiettivi chiari e sa di cosa è responsabile nel processo. Il processo inizia con l’aiutare un nuovo dipendente a vedere il quadro generale e come ognuna delle parti si adatta insieme. 

Crea un contesto e aiuta i nuovi arrivati a comprendere la cultura aziendale.

3. Il nuovo dipendente è un cliente: customer onboarding

La chiave per rendere efficace la procedura onboarding è avere una mentalità orientata al cliente, poiché il tuo dipendente, in questa fase soprattutto, è davvero un cliente. 

Le cose chiave che i clienti cercano sono la trasparenza, le aspettative su ciò che stanno ricevendo, il valore futuro e l’assistenza clienti.

Quando sviluppi un programma di onboarding, tieni a mente queste cose. I clienti non vengono da te per lunghe sessioni di orientamento o per un caffè al distributore: diventano clienti per investire su di te. 

4. Creare un team per l’onboarding program

Quando vengono assunti nuovi dipendenti, devono essere aggiornati rapidamente su terminologia, acronimi e clienti importanti; ma pure su dove tutti vanno a pranzo e sul luogo di ritrovo dopo il lavoro. 

La creazione di un team diversificato di dipendenti che può essere una risorsa di riferimento evita di sovraccaricare un singolo dipendente esperto, garantendo al contempo che i nuovi assunti abbiano accesso a più opzioni per ottenere le risposte di cui hanno bisogno. 

5. Condividere le aspettative in modo onesto, aperto e diretto

L’ambiguità e la mancanza di comunicazione da parte del manager causano confusione su quali siano i requisiti e porteranno solo a ulteriori problemi in futuro nella carriera del nuovo assunto. 

E’ necessario condividere le aspettative chiave del ruolo già durante il processo di selezione e di nuovo entro la prima settimana di lavoro.

Lascia ampio spazio a domande e chiarimenti per assicurarsi di essere entrambi allineati su come si prefigura il successo in quel ruolo.

6. Chiarezza e coerenza in tutti i passaggi dell’onboarding process

Non c’è niente di più stressante per un nuovo dipendente che presentarsi in un posto di lavoro confuso senza incarichi chiari e senza una postazione di lavoro. 

Documenta il tuo processo di onboarding con passaggi chiari e coerenti per assicurarti che il nuovo collega si senta benvenuto ed apprezzato. 

E’ importante curare la diffusione delle informazioni dal team incaricato dell’onboarding ai servizi di supporto tecnico ed ai nuovi colleghi, incluso i leader delle diverse unità per eliminare la confusione preliminarmente.

7. Coinvolgi nella procedura di onboarding ogni reparto

L’onboarding dei nuovi assunti può essere un compito noioso quando si tratta di formazione e orientamento. 

E’ una ottima prassi quella di integrare la procedura di onboarding con eventi “un giorno nella vita” in ogni reparto dell’azienda, questo fornisce una migliore comprensione delle operazioni complessive dell’azienda. 

Inoltre, ogni dipartimento può designare una persona di riferimento per rispondere alle domande e fornire suggerimenti e assistenza a tutti i nuovi assunti. 

8. Feedback regolari ed accurati

Spesso, le persone incaricate di seguire l’onboarding hanno una lista di cose che devono coprire, ma, altrettanto spesso, si possono scordare di verificare con il nuovo assunto se ha metabolizzato ciò che ha appena appreso. 

Rendi disponibili per loro ambienti e spazi sicuri per verificare se hanno compreso appieno i temi.

Questo ti darà l’opportunità di spiegarlo in un modo diverso e più efficace.

Continua a controllare con loro durante tutto il processo di onboarding. 

9. Adatta il processo di onboarding ai diversi stili di apprendimento

E’ importante rendere fruibili risorse efficaci per affrontare diversi stili di apprendimento a cui i nuovi assunti possono accedere quando iniziano a lavorare da soli.

Queste aiuteranno a supportare le introduzioni verbali fornite dal formatore. 

Gestisci e stimola le domande dal nuovo assunto in modo positivo. Ascolta per capire anche dal suo punto di vista e fai domande chiarificatrici. 

Ciò contribuirà a consolidare le risposte che scegli di condividere con i neoassunti.

10. Assegna un Mentore

La confidenza è un ingrediente chiave per un perfetto inserimento sul posto di lavoro.

Assegnare un mentore ad ogni nuovo assunto con l’obiettivo esplicito di aiutare questo nuovo dipendente a sentirsi visto, compreso e aiutato è un modo altamente efficiente per integrarlo. 

Il mentore sarà quindi prontamente in grado di personalizzare il supporto di onboarding per soddisfare le esigenze del nuovo assunto.

11. Condividi i carichi e ritma la procedura di onboarding

Molte aziende e molti neoassunti vogliono entrambi fare grandi passi fin dal primo giorno.

E’ importante, invece, ritmare il processo di onboarding e distribuire selettivamente i momenti della procedura di onboarding per aiutare il nuovo dipendente non solo a conoscere i suoi colleghi, ma anche a capire meglio l’azienda, i valori e la cultura aziendale.

Incoraggiate il nuovo assunto a partire col familiarizzare con ruolo ed azienda e poi , gradualmente, iniziate a introdurre le responsabilità.

Onboarding aziendale è la base per costruire il talento.

Un nuovo dipendente può funzionare più o meno bene, e questo è dovuto a tanti fattori diversi.

Quello che davvero è importante è avere cura dei fattori che come azienda possiamo e dobbiamo controllare.

Occorre fare bene la ricerca e selezione del personale, scovare il talento ed assumerlo, ma dobbiamo curare seriamente l’inserimento.

Il rapporto di lavoro non è una mera faccenda economica: “ti pago, tu fai”, è una relazione e come tale va curata, per questo è importante curare l’inserimento in modo maniacale.

E farlo porta benefici per i neo assunti ma anche per i dipendenti già un forza.

Risorse utili per l’onboarding

Clicca qui per scaricare un modello base per la verifica dell’onboarding.

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