Perchè usare il mentoring per l’onboarding aziendale

Come utilizzare un mentore per curare l’onboarding

Dopo aver partecipato a dozzine di colloqui di selezione, aver trovato ed assunto il candidato giusto, la maggior parte dei manager tende a rallentare e rilassarsi pensando che il lavoro sia finito. In realtà, è appena iniziato. Dal primo giorno, spetta al manager ed al team delle risorse umane offrire leadership e guida per il nuovo collega durante la fase di onboarding. Un modo per farlo è attraverso il mentoring. Diventare un mentore non è così complicato come si potrebbe pensare. Con questa premessa, l’ostacolo principale resta il fattore tempo, e la conseguente difficoltà nell’individuare persone con tempo adeguato per poter seguire il nuovo collega.

L’onboarding, ovvero il complesso di azioni, procedure ed attività che precedono e guidano ogni neo assunto in azienda ad assumere le mansioni previste è fondamentale. Utilizzare un mentore (mentoring) per questo non solo migliora le prestazioni e la produttività, ma anche l’autostima, è quindi importante per ogni azienda comprendere come è possibile utilizzarlo sul posto di lavoro.

Definizione di Mentoring

​Un mentore, o anche tutor, sul posto di lavoro è qualcuno che lavora a stretto contatto con un nuovo dipendente durante i primi mesi di lavoro per un migliore inserimento. La durata del tutoraggio varia ma di solito consiste in pochi mesi. Il tutor guida e consiglia il dipendente su come sviluppare la sua professionalità e su come completare i compiti.

Quando il nuovo dipendente commette errori, il mentore lo corregge ed incoraggia ad usare i giusti metodi. Più che un semplice insegnante, un tutor aiuta il nuovo dipendente a socializzare in ufficio. L’obiettivo è offrire una guida per garantire che il nuovo assunto possa sentirsi parte di una squadra prima possibile.

Secondo molte aziende, come ad esempio l’ Australian Writings , un buon programma di mentoring avvantaggia sia il mentore che il nuovo dipendente. Il mentore si impegna ad una grande condivisione di saggezza, esperienza e conoscenza. In tal modo, sia il mentore che il neoassunto apprendono di più sulla società, i progetti e le dinamiche di gruppo.

Il nuovo dipendente beneficia dell’accesso ad indicazioni, consigli, feedback e incoraggiamento. È sempre più facile imparare cose nuove quando qualcuno ti guida rispetto allo scoprire tutto da solo. Un dipendente che viene guidato imparerà più velocemente, in parte perché non c’è vergogna nel chiedere aiuto quando sa di aver  qualcuno assegnato per fare proprio questo: aiutare e rispondere alle domande.

Meglio un mentore oppure un career coach?

 Per alcuni, il mentoring è molto simile al coaching, ma c’è un’enorme differenza tra i due . Come abbiamo detto prima, un tutor è qualcuno che guida un nuovo dipendente o chiunque abbia meno esperienza nell’organizzazione offrendo conoscenza, esperienza e consigli. Un mentore aiuta i nuovi colleghi a progredire nella loro carriera e migliorare la loro autostima e sicurezza.

D’altro canto, un career coach è qualcuno che si concentra sullo sviluppo di abilità specifiche e sul raggiungimento degli obiettivi. Scompone gli obiettivi in compiti che possono essere facilmente completati entro un certo periodo di tempo.

Simile all’approccio al lavoro in Uk BestEssays, i coach aiutano le organizzazioni a chiarire le loro visioni perché la maggior parte delle organizzazioni incontra sfide quando identifica e dà priorità ai propri obiettivi. I coach analizzano i punti di forza e le sfide di un’organizzazione e quindi creano un piano con obiettivi da raggiungere.

Ecco un riassunto delle differenze tra mentoring e coaching:

• Il mentoring è un processo che può richiedere anni finché il mentore ed il collega sono felici di lavorare insieme mentre il coaching di solito dura un breve periodo di tempo per raggiungere determinati obiettivi.
• Il mentoring può essere informale mentre il coaching deve seguire un approccio ben strutturato e formale.
• Un mentore deve avere esperienza per guidare e assistere adeguatamente il collaboratore. Un coach non deve necessariamente essere esperto nel lavoro che l’organizzazione svolge.
• L’obiettivo del mentore è sviluppare le abilità del neoassunto. L’obiettivo del coach è migliorare le prestazioni dell’organizzazione.

Un mentoring efficace  è fondamentale durante il processo di assunzione per accelerare l’apprendimento e aumentare la fiducia del nuovo dipendente. Seguendo i prossimi sette suggerimenti, imparerai come utilizzare il mentoring in modo efficace durante la fase di onboarding.

1. Selezionare un mentore per l’onboarding

Il mentore che scegli per guidare la nuova risorsa non può essere chiunque.

In primo luogo, il mentore dovrebbe comportarsi bene nel proprio lavoro prima di aiutare qualcun altro. Un mentore può influire positivamente o negativamente sulla produttività, sulle prestazioni e sull’atteggiamento del nuovo dipendente.

È preferibile trovare un mentore a cui piaccia davvero il suo lavoro. È molto più facile imparare da qualcuno che è appassionato piuttosto che da qualcuno che non lo è. Inoltre, l’atteggiamento del tuo mentore può facilmente diventare contagioso, quindi è meglio diffondere prospettive positive sul lavoro piuttosto che negative.

Ci sono alcune abilità soft, che contribuiranno a creare un legame tra tutor e tutorato. Tra queste dobbiamo riconoscere buone capacità comunicative, pazienza ed empatia. Una comunicazione efficace sarà un fattore determinante per il successo o il fallimento del programma di mentoring.

La pazienza è fondamentale perché imparare cose nuove e farle nel modo giusto richiede tempo. Mettere fretta e pressione al nuovo assunto porterà solo al disastro. Inoltre, avere buoni rapporti con gli altri dipendenti influenzerà positivamente il nuovo collega. Le persone che non vanno d’accordo con gli altri non dovrebbero essere mentori. Questo è solo buon senso.

2. Preparare il mentore

Essere scelti per guidare qualcuno può essere un’esperienza entusiasmante.

Tuttavia, se si è scelti, è necessario comprendere le proprie responsabilità:  verrà richiesto di fungere da guida ed aiutare il nuovo dipendente a familiarizzare con un nuovo ambiente. E’ fondamentale assicurarsi di poter svolgere tutti i compiti ed essere all’altezza di tutte le responsabilità in modo efficace.

3. Requisiti del mentore efficace

Secondo Assignmentholic , un mentoring efficace implica che il nuovo dipendente gestisca tutto il lavoro assegnato in modo strutturato.

Un mentore efficace dovrebbe:

Creare una connessione

È necessario creare una connessione con il neoassunto per capirsi e legare. Si può fare presentandosi e condividendo chiaramente le aspettative con l’allievo. Condividere la propria esperienza sulle tue prime settimane in ufficio per impostare la relazione.

Introdurre gli strumenti di lavoro

Deve dare una panoramica delle responsabilità. A questo punto, può introdurre gli strumenti che si useranno nelle attività lavorative. Ad esempio, se le responsabilità ruotano attorno alla creazione di documenti, archiviazione e reporting, è utile dimostrare come vengono svolte queste attività e la loro sequenza.

Sorvegliare

Prendere tutto il tempo che serve per osservare come il dipendente sta assumendo le proprie responsabilità e se sta seguendo il metodo corretto. Dare un feedback onesto è fondamentale.

Seguire l’acquisizione delle responsabilità

Ogni persona, per imparare qualcosa di nuovo, ha bisogno di ripetere le attività più volte. Il mentore dovrebbe gradualmente farsi da parte per dare al collega lo spazio e la possibilità di imparare, pur essendo disponibile a rispondere a qualsiasi domanda.

4. Stabilire obiettivi chiari

Lavorare senza obiettivi rallenta il processo di mentoring e lo rende inefficiente. Un mentore efficace stabilisce obiettivi chiari in ogni fase per determinare l’avanzamento del nuovo dipendente.

Un esempio di obiettivo chiaro potrebbe essere: dopo le prime due settimane, il neoassunto dovrebbe saper archiviare e recuperare facilmente i documenti senza problemi gravi.

Condividere gli obiettivi con il nuovo dipendente aiuterà  entrambi a non uscire mai dal seminato.

5. Il neoassunto deve sapere come sta andando

Dopo aver definito obiettivi chiari ed averli discussi con il nuovo dipendente, è necessario tenere traccia dei progressi. Sta progredendo o rimanendo indietro? È importante dare un feedback onesto.

Se il dipendente non si comporta come previsto, si devono offrire consigli su come può migliorare. Ricordate, il feedback positivo è importante tanto quanto il feedback negativo. Fate sapere al tuo nuovo collaboratore se sta facendo un buon lavoro.

6. Dare al collaboratore in onboarding tutti i sussidi per memorizzare.

Per appendere a pieno una nuova attività e diventare bravi in questo occorre tempo.

Ogni persona è diversa . Alcuni imparano velocemente ed altri sono più lenti. Essere pazienti con il nuovo dipendente è la chiave del successo. Puoi essere paziente ed anche accelerare il processo di onboarding dando loro aiuti alla memorizzazione delle informazioni memoria come un piano di allenamento, ma anche copie di manuali e/o procedure.

Un piano di formazione aiuterà il dipendente a sviluppare le competenze necessarie per svolgere le attività. Il tuo collaboratore eviterà anche di commettere errori inutili lungo la strada.

7. Riconoscere i successi del neoassunto

In quanto mentore si diventa anche un punto naturale di riferimento per il collega novizio. È importante che siano riconosciute le conquiste del nuovo dipendente perché acquisisca fiducia e si impegni a migliorare comunque. Il mancato riconoscimento di difficoltà e di successi del nuovo dipendente può portare all’insoddisfazione e all’atteggiamento negativo nei confronti del lavoro.

Inoltre, riconoscere il successo creerà un legame più forte tra i due. Tutti hanno bisogno di essere lodati nella loro vita. Come dice il detto popolare, i bambini piangono per questo e gli uomini muoiono per questo .

Riferimenti sul concetto di Mentoring

Su internet, si possono trovare diverse associazioni per trovare mentori, anche prima di iniziare una carriera.

E’ una prassi abbastanza diffusa nel mondo non solo anglosassone, ma altrettanto poco utilizzata (o utilizzata impropriamente) in Italia.

Ecco alcune piattaforme di mentoring che vale la pena di verificare:

• MyJobGlasses. In Francia, gli studenti possono contattare i professionisti per chiedere consigli e informazioni sulle attività quotidiane in un dato lavoro.
• Brainly . Allo stesso modo, le persone possono fare domande sul lavoro sulla piattaforma Brainly e fare le scelte giuste nelle loro carriere.
• Mavenli . Creato da Sacha Nitsetska dopo aver lottato con l’industria bancaria e finanziaria orientata verso gli uomini, Mavenli è un social network di mentori.
• Packback . Questo è stato progettato appositamente per gli studenti, proprio come MyJobGlasses. L’obiettivo è incoraggiare gli studenti a fare domande (e poi ad altri per rispondere).
• BinYaprak . Collaborando con Yenibris per una migliore esposizione, BinYaprak offre una guida in Turchia a coloro che la cercano.
• Mentoring. Un modo semplice per diventare un mentore è passare attraverso un’associazione consolidata come Mentoring.org.

Da noi si potrebbe fare riferimento a Quora​, selezionando il tipo di domande o cercando una figura competente. Qui, come spero buon esempio trovate il mio profilo con domande e risposte.
Anche Linkedin è possibile trovare informazioni e suggerimenti. Si possono chiedere consigli per la carriera oppure iscriversi ad uno specifico canale.

Conclusioni sul mentoring applicato all’Onboarding

Il mentoring è un’abilità che si sviluppa attraverso la pratica e la persistenza. Concedersi abbastanza tempo per acquisire esperienza e sviluppare le competenze necessarie per un mentore efficace è fondamentale prima di poter iniziare con l’onboarding di un nuovo dipendente.

Alla fine della giornata, siamo tutti umani. È importante essere entusiasti, positivi e pazienti durante tutto il processo di onboarding. È facile stancarsi e giudicare soprattutto quando un nuovo dipendente non sta afferrando le cose velocemente.

Comunicare in modo efficace e fare sempre del proprio meglio per aiutare il nuovo collega a sviluppare le competenze necessarie per diventare produttivo. Alla fine, il successo nell’onboarding di un nuovo dipendente sarà anche il successo del mentore e dell’azienda. Anche altri dipendenti guarderanno a questo come ad un modello.

Le ultime parole le voglio dedicare al concetto di onboarding o di inserimento lavorativo aziendale per i neoassunti. E’ una pratica in realtà del tutto naturale: una parte burocratica è obbligatoria e viene sempre eseguita, mentre la parte relativa agli aspetti operativi viene spesso trascurata.

La ricerca e selezione di un nuovo collega ha sempre un costo, sia che la si affidi ad un professionista, sia che la si svolga internamente. E’ chiaro che un inserimento non curato adeguatamente provoca un danno economico doppio: da un lato si buttano a mare gli investimenti fatti in ricerca e selezione (onorari o tempo dedicato) e dall’altro ci si ritrova dopo poche settimane con ruolo scoperto e mansioni da ripartire fra i dipendenti con conseguente sovraccarico.

Per noi l’onboarding è una attività obbligatoria. Viene svolta all’interno delle attività di ricerca e selezione professionali e classiche come parte del servizio, ma viene comunque monitorato l’inserimento con interviste ai candidati anche quando non è previsto nella tipologia di contatto. Lo facciamo per garantire sempre il miglior servizio ed i migliori risultati a clienti e candidati.

Strumenti per l’onboarding

​Questo che vedete è un esempio del modello di verifica sulla soddisfazione nell’onboarding che in Risolta usiamo da anni.