Sommario
Le basi della organizzazione eccellente: le procedure gestionali alla base di una gestione efficiente
Conoscere e descrivere i processi aziendali può non essere sufficiente. Non lo è tanto più le dimensioni aziendali crescono, ma anche in aziende piccole la scelta di codificare la propria organizzazione descrivendo i processi attraverso procedure gesionali ed organizzative corredate da una documentazione interna esaustiva, rappresenta una buona abitudine che porta benefici sia nell’immediato che nel tempo.
Le procedure gestionali organizzative: i contenuti ed i requisiti minimi offerti
L’azienda deve dotarsi di procedure organizzative interne che chiariscano in forma scritta:
- le responsabilità in carico alle figure che intervengono in ogni processo
- la gestione del progetto
- la documentazione di riferimento
- le regole che governano l’esecuzione delle attività
- le norme di comportamento
Quindi dovranno essere definite le regole che governano l’esecuzione delle attività rivolte sia all’esterno che all’interno (uffici, reparti, gruppi,…) ma anche tutte le norme di comportamento interno. E soprattutto deve essere definito come tali procedure gestionali e le relative norme vengano aggiornate. Senza poi dimenticare anche che ciascun addetto dell’organizzazione aziendale deve essere tempestivamente informato di tali modifiche/implementazioni.
Risolta costruisce il sistema delle procedure gestionali
Risolta interviene su diversi livelli, in modo proporzionato e funzionale alle caratteristiche di ogni azienda:
- nella definizione delle linee guida
- nella collaborazione e nel supporto alla stesura
- nella realizzazione completa
Le procedure gestionali, anche quando interamente realizzate da Risolta, sono e restano di proprietà dell’azienda, che viene messa in condizione di gestire aggiornamenti e modifiche.
Documentazione interna
Risolta realizza in prima persona (e/o supporta il team di risorse interne dedicate) l’elaborazione della documentazione interna
Tipologie di documentazione interna
La documentazione interna su cui interveniamo riguarda:
- modelli base per le comunicazioni (interne ed esterne)
- reportistica direzionale
- documentazione descrittiva e di riferimento per le procedure gestionali
- documenti di classificazione (nome, locazione, utilizzo, revisioni) delle procedure gestionali
- definizione dell’iter di applicazione e di approvazione
Vantaggi del sistema di procedure gestionali e di documentazione interna
In tanti anni di attività la risposta più utilizzata dalle aziende che più avevano bisogno di un intervento sulle procedure gestionali o sulla documentazione interna è “ma per favore!! siamo già sommersi dalla carta che non è il caso che noi si paghi qualcuno per produrne altra!”, risposta riprodotta con diverse sfumature ma con una sostanza in comune. La prima motivazione per lanciare il progetto sta proprio nell’obiezione: se sei sommerso dalla carta hai sicuramente bisogno di un aiuto: troppe informazioni è sinonimo di nessuna informazione, quindi il fatto che tutto sia anche ben codificato, ma nessuno lo sappia corrisponde al non avere nulla. Ma i vantaggi sono anche altri:
Individuazione delle criticità interne
La redazione della documentazione interna o la declinazione delle procedure porta alla luce incongruenze, ridondanze, spreco di risorse, diseconomicità.
Coerenza con certificazioni in essere o in divenire
Come in parte già accennato sopra, tutti i sistemi di certificazione fanno riferimento a procedure ed a documenti. Questo processo rende più semplice l’inserimento di attività importanti all’interno di quanto già codificato
Intercambiabilità interna
Inserimento nuovi assunti
Disporre di una documentazione chiara e di procedure gestionali, organizzative ed operative di rapida comprensione agevola l’apprendimento riducendo così i costi di formazione necessari per formare i neo assunti o per far fronte ad una emergenza con una soluzione interna.
RISOLTA RISOLVE I PICCOLI E GRANDI PROBLEMI AZIENDALI
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