Procedure gestionali e documentazione interna

Le basi della organizzazione eccellente: le procedure gestionali alla base di una gestione efficiente

Conoscere e descrivere i processi aziendali può non essere sufficiente. Non lo è tanto più le dimensioni aziendali crescono, ma anche in aziende piccole la scelta di codificare la propria organizzazione descrivendo i processi attraverso procedure gesionali ed organizzative corredate da una documentazione interna esaustiva, rappresenta una buona abitudine che porta benefici sia nell’immediato che nel tempo.

Le procedure gestionali organizzative: i contenuti ed i requisiti minimi offerti

L’azienda deve dotarsi di procedure organizzative interne che chiariscano in forma scritta:

• le responsabilità in carico alle figure che intervengono in ogni processo
• la gestione del progetto
• la documentazione di riferimento
• le regole che governano l’esecuzione delle attività
• le norme di comportamento

Quindi dovranno essere definite le regole che governano l’esecuzione delle attività rivolte sia all’esterno che all’interno (uffici, reparti, gruppi,…) ma anche tutte le norme di comportamento interno. E soprattutto deve essere definito come tali procedure gestionali e le relative norme vengano aggiornate. Senza poi dimenticare anche che ciascun addetto dell’organizzazione aziendale deve essere tempestivamente informato di tali modifiche/implementazioni.

Risolta costruisce il sistema delle procedure gestionali

Risolta interviene su diversi livelli, in modo proporzionato e funzionale alle caratteristiche di ogni azienda:

1. nella definizione delle linee guida
2. nella collaborazione e nel supporto alla stesura
3. nella realizzazione completa

Le procedure gestionali, anche quando interamente realizzate da Risolta, sono e restano di proprietà dell’azienda, che viene messa in condizione di gestire aggiornamenti e modifiche.

Documentazione interna

Risolta realizza in prima persona (e/o supporta il team di risorse interne dedicate) l’elaborazione della documentazione interna

Tipologie di documentazione interna

La documentazione interna su cui interveniamo riguarda:

• modelli base per le comunicazioni (interne ed esterne)
• reportistica direzionale
• documentazione descrittiva e di riferimento per le procedure gestionali
• documenti di classificazione (nome, locazione, utilizzo, revisioni) delle procedure gestionali
• definizione dell’iter di applicazione e di approvazione

Vantaggi del sistema di procedure gestionali e di documentazione interna

In tanti anni di attività la risposta più utilizzata dalle aziende che più avevano bisogno di un intervento sulle procedure gestionali o sulla documentazione interna è “ma per favore!! siamo già sommersi dalla carta che non è il caso che noi si paghi qualcuno per produrne altra!”, risposta riprodotta con diverse sfumature ma con una sostanza in comune. La prima motivazione per lanciare il progetto sta proprio nell’obiezione: se sei sommerso dalla carta hai sicuramente bisogno di un aiuto: troppe informazioni è sinonimo di nessuna informazione, quindi il fatto che tutto sia anche ben codificato, ma nessuno lo sappia corrisponde al non avere nulla. Ma i vantaggi sono anche altri:

Individuazione delle criticità interne

La redazione della documentazione interna o la declinazione delle procedure porta alla luce incongruenze, ridondanze, spreco di risorse, diseconomicità.

Coerenza con certificazioni in essere o in divenire

Come in parte già accennato sopra, tutti i sistemi di certificazione fanno riferimento a procedure ed a documenti. Questo processo rende più semplice l’inserimento di attività importanti all’interno di quanto già codificato

Intercambiabilità interna

Inserimento nuovi assunti

Disporre di una documentazione chiara e di procedure gestionali, organizzative ed operative di rapida comprensione agevola l’apprendimento riducendo così i costi di formazione necessari per formare i neo assunti o per far fronte ad una emergenza con una soluzione interna.