Ricerca di personale efficace

Le tue attività di ricerca di personale non portano i risultati che vorresti?

Ci sono quattro elementi comuni a quasi tutte le situazioni che le aziende devono affrontare quando si ricerca personale qualificato:

1. pressione per riempire una posizione,
2. creazione di una descrizione del lavoro completa ma realistica,
3. gestione dei colloqui con i candidati,
4. inserimento rapido ed efficace di un nuovo assunto.

Tutti i problemi che oggi una azienda può avere nel trovare nuovi collaboratori derivano da queste quattro voci.

C’è un aspetto importante da considerare, ovvero l’effetto domino.

Se si fanno errori nel primo punto, inevitabilmente si porteranno, amplificati, anche nelle altre fasi successive, portando ad assunzioni problematiche o a nessuna assunzione, sprecando così tempo, denaro e sforzi .

Come puoi riconoscere ed evitare queste comuni insidie? Risolta fornisce soluzioni semplici su come garantire che il tuo processo di ricerca di personale rimanga sui giusti binari in modo da poter reclutare e trattenere i migliori talenti per la tua azienda.

1. Problema: la sindrome della sedia vuota

La tua azienda ha un ruolo vitale da ricoprire e sei sotto pressione per assumere rapidamente il profilo adatto.

La fretta di riempire una sedia vuota potrebbe essere dovuta a:

• Uno staff esistente sottodimensionato
• Un progetto che richiede risorse aggiuntive o un nuovo set di competenze non attualmente presenti in azienda
• Scadenze stagionali, come dichiarazioni annuali o trimestrali
• La partenza improvvisa di un dipendente chiave, per qualsiasi motivo

Sfortunatamente, le ricerche e le selezioni affrettate di solito hanno delle conseguenze.

Per quanto ti senti sotto pressione per far sedere qualcuno su quella sedia vacante, affrettarti a prendere una decisione aumenta solo la probabilità di assumere male, creando la necessità di ripetere il processo, che ti costerà molto tempo, fatica e denaro.

1. Soluzione: Investire nella pianificazione strategica dei talenti

Hai iniziato a cercare candidati in primo luogo perché hai un bisogno urgente, ma un’assunzione affrettata è generalmente una cattiva assunzione. Le aziende che dedicano tempo ed energie alle attività di pianificazione dei talenti ottengono risultati costantemente migliori di quelle che non lo fanno. Ma sono ancora pochissime le PMI italiane che hanno perlomeno abbozzato un processo di Talent Acquisition.

Questo oggi è un vantaggio competitivo che si allargherà sempre più. Cogli ora un vantaggio che ti porterai a favore per almeno 10 anni!

“La sessione di Pianificazione Strategica dei Talenti ci ha fornito una direzione chiara e ci ha impedito di rimanere bloccati in una modalità imprenditoriale con una squadra che dovevamo superare”.

Se non si interviene, si è sempre costretti ad assumere in modo completamente reattivo, esponendosi a due criticità: assumere figure mediocri per non lasciare la posizione vacante o non assumere e ridefinire le attività interne generando altri problemi nel medio periodo.

Il suggerimento è quello di guardare la ricerca di personale con una lente diversa: strategicamente.

In definitiva si deve pensare alle risorse umane ed alla loro acquisizione, sviluppo e gestione come ad un investimento e non come una mera voce di costo.

Se si approccia la cosa in questo modo si ottiene sia il vantaggio totale di assumere i talenti migliori in assoluto, che il vantaggio di essere maggiormente preparati anche alle emergenze: si riuscirà a fare fronte a dimissioni improvvise in tempi rapidi ma con scelte ponderate e molto più qualitative.

2. Problema: cercare il candidato sbagliato

Ora sei pronto per iniziare la tua ricerca. La job description, che determina anche il testo dell’annuncio, viene redatta o sul dipendente in uscita (magari aggiungendo qualcosina di importante) o costruendone una modello raccogliendo parti da varie fonti e traducendole nel linguaggio della tua azienda.

Poi si “pubblicizza” la tua ricerca di personale spingendola nelle bacheche più diffuse e/o su LinkedIn.

I curriculum iniziano ad arrivare, tanti, molto più di quello che ti aspettavi (se è la prima volta che pubblichi è così).

Ma sono curriculum mediocri, nella migliore delle ipotesi

Siccome la pressione che abbiamo visto al punto 1, è ben presente, il primo passo è quello di pensare che forse i curriculum non sono scritti bene o aggiornati, quindi magari al colloquio ci sorprenderanno e fai colloqui. Qui segue la fase in cui si tenta di convincersi che il meno peggio potrebbe comunque funzionare per quella situazione.

Se vai avanti in questa strada e non hai fortuna, creerai altri problemi, anche agli interni.

Il passo successivo è quello che noi chiamiamo “la ricerca dell’Unicorno”, ovvero la ricerca di una figura professionale che non esiste in natura, o se esistesse, non verrebbe mai a lavorare nella tua azienda.

2. Soluzione: focalizzati su ciò che conta e sui “must have”

Anche se sei in grado di filtrare tutti i curricula mediocri e ne hai solo alcuni di fronte a te, non lasciarti distrarre dai quelli che vanno abbastanza bene, senza assicurarti che le qualifiche critiche siano soddisfatte.

Se devi assolutamente avere un marketing manager con esperienza in agenzie, non accontentarti di un candidato che ha lavorato solo internamente.

Se hai bisogno di un contabile con forti capacità nel controllo di gestione, un contabile fiscale senza quel set specifico di competenze potrebbe non essere in grado di fare bene.

“Risolta mi ha sfidato a pensare alla ricerca di personale in modo diverso. E se potessimo assumere dei soggetti in grado di farci salire di livello per le posizioni chiave e non limitarci a ricoprire quelle posizioni chiave con la persona migliore che ha risposto al nostro annuncio?”

Una volta che hai chiaro quali sono queste qualifiche critiche, fai attenzione a pubblicizzarle su mega bacheche di lavoro on line. Queste pubblicazioni possono comunque creare notorietà al marchio, ma solo fino ad un certo punto perché l’effetto boomerang è dietro l’angolo, ma il tema che vogliamo che passi è che la maggior parte dei candidati di altissimo livello, insomma le superstar del ruolo, sono candidati passivi: questo significa che non sono attivamente alla ricerca di una nuova opportunità professionale, non vanno su monster o infojobs, ed il profilo LinkedIn lo aprono solo nelle feste nazionali.

Questo è uno dei motivi principali per cui non si “trovano candidati con le competenze che cerchiamo”. In generale è sempre così, ma oggi con le incertezze post pandemia, il professionista top è impegnato al 120% nel far ripartire la propria azienda e non pensa ad altro. (che è poi quello che tutti vorremmo per i nostri collaboratori in azienda).

L’unico modo è lavorare con una società di ricerca e selezione del personale in grado di sostenere la pianificazione dei talenti ed impostare per la tua azienda un programma efficace di Talent Acquisition.

3. Problema: gestire i colloqui nella ricerca di personale

Hai fatto il lavoro e sei pronto per organizzare i colloqui, ma se non disponi di un processo strutturato e gestito, potrebbe finire per essere il processo a gestire te.

Anche un aspetto banale come allineare le agende dei candidati con tutti gli attori interni coinvolti può essere problematico e si rischia di avere sessioni di colloquio per la stessa posizione con un diverso insieme di intervistatori.

Le interviste sono spesso programmate all’ultimo minuto e le parti interessate all’interno dell’azienda non vengono preparate in anticipo. Ciò si traduce in una mancanza di consenso e allineamento, che rende difficile una valutazione omogenea ed un confronto accurato. Peggio ancora, questa mancanza di preparazione può avere un effetto negativo sui candidati migliori.

In questo quadro di confusione, di diversa percezione, e di pressioni verso una chiusura, è probabile che chi ha la responsabilità diretta di quella specifica ricerca di personale tenda a semplificare anche il copione delle domande, finendo per trascurare difetti significativi nell’esperienza e nelle competenze dei candidati.

E nella fretta di chiudere bene la selezione si trovano ad un bivio: da un lato assumere un mediocre, dall’altro dare la colpa allo skill gap, al reddito di cittadinanza, al covid o a qualsiasi cosa per far passare il concetto che non si è assunto nessuno perchè non era materialmente possibile.

Ma non è così.

3. Soluzione: standardizzare l’intero processo di ricerca di personale

Secondo SHRM, la più grande comunità mondiale sulle Risorse umane , le aziende che non applicano un processo di colloquio di selezione standardizzato hanno cinque volte più probabilità di fare una cattiva assunzione rispetto a quelle che ne utilizzano uno.

Un processo standardizzato fornisce sia gli strumenti per porre domande che minimizzino il rischio di valutazioni improprie, che, soprattutto, porta a valutare i candidati con le stesse metriche.

In questo modo la decisione potrà essere presa con i migliori presupposti ed i minori rischi.

Si devono sempre includere gli stessi partecipanti alle sessioni di una singola ricerca.

Vanno costruiti dei set di domande od argomenti chiave per ogni fase del processo del colloquio di selezione.

Assegniamo questi argomenti specifici al collega più qualificato in modo da ottenere informazioni coerenti tra tutti i candidati.

Dopo ogni sessione, chiedi ai partecipanti di condividere le informazioni secondo il processo predeterminato così da poter fare un confronto omogeneo (“mele con mele, arance con arance”.

“La partnership di Risolta è stata parte integrante della nostra crescita e del nostro successo. Il loro processo, la loro attenzione ai dettagli e la loro esperienza li rendono un ottimo partner per la ricerca e la valorizzazione del talento”.

Molti sostengono una corrispondenza fra i colloqui ed i primi appuntamenti, in cui la chiave consiste nel fare una prima impressione positiva ed affascinante.

E’ in parte vero, ma la differenza sta proprio nell’andare oltre la prima impressione e valutare tutti gli aspetti rilevanti per il ruolo, la mansione e le abilità che il candidato si troverà a ricoprire.

Costruire e gestire un processo standard è fondamentale per il successo di ricerca e selezione.

4. Problema: la lunga strada per la piena operatività

Alla fine, hai un nuovo assunto e ti senti fortunato e sereno perché hai messo in squadra un buon candidato.

Ma ci vuole un’eternità per mettersi al passo con i colleghi!

Sei deluso e speravi che sarebbe stato in grado di essere più produttivo in un tempo minore. Ma sia tu che il tuo nuovo dipendente condividete la frustrazione e vi preoccupate che il rapporto possa interrompersi.

Molti confondono l’orientamento dei nuovi dipendenti con l’onboarding (di fatto, una quota di clienti dichiaravano di avere un processo di onboarding strutturato, ma si trattava proprio di orientamento), ma sono processi molto diversi.

L’orientamento è un evento unico che accoglie i nuovi assunti nella tua azienda. In questo c’è la compilazione dei documenti necessari per gli adempimenti, incontrare alcuni colleghi e imparare a lavorare con la fotocopiatrice e la caffettiera.

Ma l’onboarding è un processo continuo che inizia con la decisione di assumere un dipendente e continua fino a quando il nuovo assunto non diventa un membro produttivo del team.

4. Soluzione: costruire un programma solido di Onboarding