Gestire bene le sessioni di feedback ti porta a raggiungere i progressi che desideri vedere nella tua organizzazione.
L’utilizzo formale e/o strutturato della pratica del Feedback è spesso limitato alle sessioni di valutazione delle prestazioni, o a circostanze sostanzialmente assimilabili a questo genere di eventi.
Questo è profondamente sbagliato ed è, in molti casi, addirittura nocivo per le persone e per l’azienda.
Ma anche nella vita organizzativa quotidiana diamo e riceviamo un sacco di feedback, ma in modo inconsapevole e non preparato. E’ però indispensabile fare attenzione perché in molte situazioni si rischia di eccedere e creare problemi.
Nel mio libro La Prestazione è Partecipazione ho dedicato una parte importante a questo argomento, e mi sono spinto oltre cavalcando il concetto di FeedForward, ovvero di gestire questa fondamentale risorsa comunicativa in modo proattivo e costruttivo. In questo articolo però mi limiterò a rinfrescare alcuni concetti base su cui partire per un percorso di crescita di sicuro successo.
Lo spunto per questo pezzo nasce da un episodio professionale che mi ha fatto riflettere.
Dacci oggi il nostro feedback quotidiano…..
È un bellissimo, soleggiato pomeriggio di inizio autunno, e sto ascoltando la mia cliente di coaching raccontare di un alterco ripetuto che ha vissuto con un suo collega. Chiamiamo questo individuo Mario. E’ stata un’altra settimana in cui Mario ha criticato i suoi progetti ed i membri del suo gruppo durante la riunione di staff. Lei non pensa che Mario si comporti così intenzionalmente, non ci sono motivazioni evidenti, ma lui continua a comportarsi in questo modo continuamente, lasciando cadere commenti passivi/aggressivi e deridendo le sue proposte riunione dopo riunione. Ogni volta che lei porta avanti una conversazione con lui per discutere il suo comportamento, lui risponde stupito che non ha nulla contro di lei, anzi la considera un manager straordinario. Insomma, sta essenzialmente manipolandola.
Durante la sessione, posso leggere la rabbia e la frustrazione sul suo volto. Le sue braccia volteggiano incontrollate con movimenti aggressivi e frenetici. Si sente vittima della sua situazione ed è ormai rassegnata al fatto che non ci sia altra scelta che abbandonare. Ma in realtà lei non vuole farlo. Lei è un dirigente senior soddisfatta e rispettata in una azienda importante nel mercato dell’elettronica di consumo.
È cresciuta in azienda, iniziando come program manager e salendo di livello, poi alla gestione dei una famiglia di prodotti, in seguito ha seguito anche la componente retail fino a dirigere il marketing di prodotto dell’intera organizzazione. Ama il suo lavoro. È intelligente, vivace e umile. Sa il fatto suo. Eppure, è troppo sensibile agli interrogatori ed alle critiche dei suoi colleghi. Quando le chiedo e suggerisco di condividere meglio il feedback cruciale con Mario, c’è un lungo silenzio. Posso leggere il monologo interiore sul suo volto: Non cambierà mai… Mi manipolerà ancora… E se prevalesse la componente emozionale durante la conversazione? O peggio, cosa succede se, nonostante il mio tentativo, la situazione peggiora?
Non è la sola ad avere questa esperienza. Osservo questa reazione con molti altri clienti di coaching che hanno significative posizioni manageriali. Anche se la paura di avere una conversazione difficile può essere scoraggiante, il tuo feedback può avere un significativo impatto positivo sui risultati, sulle prestazioni e sulle relazioni del ricevente.
Guida preliminare per un feedback sostenibile
Ecco una guida pratica sull’arte di offrire feedback ed allenare questa abilità critica della leadership in modo sostenibile. Questi sei passi possono aiutarvi ad offrire un feedback anche ai membri più resistenti del vostro team:
1. Controlla prima te stesso, chiarisci le tue motivazioni
Inizia a chiederti quali pensieri ed emozioni ti stanno portando a condividere questo feedback con questa persona. Quali paure, preconcetti e consuetudini limitanti potrebbero potenzialmente presentarsi, e perché? Devi essere consapevole dell’esistenza dei tuoi pregiudizi personali, quindi appuntare e rivedere i tuoi pensieri è un ottimo modo per scoprire cosa sta succedendo nella tua testa. Ricorda, nessuno può provocarti dolore con le parole a meno che tu non ti riconosca in quello che dice, e questo succede solo se ci sono ferite interiori non guarite che è indispensabile risolvere per forza prima di poter passare al passo successivo.
2. Sii diretto, specifico e premuroso
Mostrarsi con comprensione e cura sinceri farà la differenza affinché il tuo feedback venga recepito e sia efficace. Puoi fornire un feedback premuroso e cordiale senza per questo sminuire le responsabilità e condividere l’importanza con una comunicazione in armonia.
I leader che apprezzano l’armonia sono soprattutto quelli che hanno difficoltà a gestirla. I tentativi tipici per creare armonia nell’incontro potrebbero essere si questo tipo:
- Scusarsi per aver condiviso il tuo feedback
- Spiegarsi in modo prolisso per giustificare la posizione
Allenati a governare il disagio. Le ricompense che otterrai saranno una crescente fiducia e rispetto ed il porre sani confini nelle relazioni personali.
3. Ascoltare attivamente, essere presenti
Fai domande dirette ma aperte per togliere rigidità al feedback. Potenziali buone domande potrebbero essere, ad esempio:
- qual era la tua intenzione durante la riunione del team di oggi con [riempire lo spazio vuoto],
- come pensi che la tua reazione abbia influenzato l’esito e le finalità della riunione?
4. Conduci usando esempi e mostrando le conseguenze
Condividi esempi specifici dell’impatto e delle conseguenze che il comportamento e le azioni dell’interlocutore hanno avuto su di te, sul tuo team e/o sul progetto comune.
5. Non fare mai mancare il tuo sostegno
Considera come puoi essere d’aiuto alla persona che ti sta di fronte per farla migliorare. Mostra anche apertura verso il fatto che anche tu sei disposto a cambiare o ad adattarti per aiutare la persona ad arrivare ai risultati attesi. Offrire il tuo sostegno mostra l’impegno per il progresso futuro ed esprime anche che ti stai assumendo la responsabilità del tuo contributo alla situazione.
6. Chiudi ogni feedback con un accordo
È fondamentale lasciare la conversazione con un accordo reciproco per creare un livello di responsabilità comune. Un potenziale accordo di minima potrebbe essere:
- Un impegno a tornare alla conversazione dopo un’ulteriore riflessione
- Un accordo su azioni, comportamenti e passaggi specifici per migliorare la situazione
Ogni tuo feedback ha il potenziale per cambiare la vita di qualcuno
Immagina di essere forse la prima persona nella carriera di un tuo collega che osa parlare, riflettere sul suo comportamento e fornire un feedback cruciale. Puoi aiutarlo a espandere la sua consapevolezza e a chiarire la causa principale delle reazioni frustranti che sta trascinando sulle spalle da troppo tempo.
Il tuo feedback ha il potenziale per aiutare a migliorare e far crescere la leadership e le capacità interpersonali del tuo interlocutore. Evitare di condividere un feedback importante è un atto egoistico che frena il potenziale di crescita di chi lo riceve.
La capacità di fornire feedback è un essenziale abilità che compone la vera leadership ed è sia una componente che un prodotto di capacità di comunicazione efficaci. I leader abili nel dare feedback in modo specifico, attento e sincero costruiscono relazioni più solide e mantengono alto il rispetto nel tempo.
Sii proattivo e diretto. Verrai riconosciuto maggiormente come un leader e darai esempio della comunicazione e dei progressi che vuoi vedere nella tua organizzazione.